收银机怎么对账：英国外卖店和咖啡馆的日结指南

收银机对账（cash up）就是每天打烊后，把钱箱里的钱数清楚，再和收银系统显示的应有金额对比。先拿出备用金（float），数现金，再把银行卡总额和刷卡机核对，最后记下多出或短少的差额。每天做一次，只需 10 到 15 分钟，大家还记得当天的情况，出错也容易查。

本文一步步讲解怎样给收银机对账（how to cash up a till），附有计算示例、简单的对账单，以及英国税务局（HMRC）要求保留哪些记录。适用于英国的外卖店、咖啡馆和小餐馆。

简单回答

每天打烊后给收银机对账：

1. 停止在这台收银机上点单，打印日结报表（Z report）。
2. 把钱箱里的现金按纸币、硬币逐一数清。
3. 拿出明天要用的备用金，单独放好。
4. 算出应有现金：备用金 + 现金销售 − 现金支出。
5. 对比实点现金和应有现金，记录多出或短少。
6. 在刷卡机上打印日结报表，与收银系统的银行卡总额核对。
7. 把营业款装袋，填好对账单，一起锁好。

为什么要每天对账

每天对账是检查营业额最简单的方法。找错零钱、漏单、退款按错键、现金不见了，都能当天发现。一周才对一次的话，少了 £20 很难说清楚；每天对，通常能查到是哪一单。

每天对账也留下了清楚的每日营业额记录。HMRC 把收银小票卷（till rolls）列为收入凭证之一，已注册增值税（VAT）的商户还需要保留每日营业额记录（见下文）。

准备工作

• 收银系统的日结报表，常叫 Z 报表（Z report）。X 报表（X report） 只显示到目前为止的数据，不结账；Z 报表会结束当天并把数据清零。
• 刷卡机的日结或汇总报表。
• 现金支出单（比如拿现金买牛奶、付送货费）。
• 对账单（纸质或在收银系统里）。
• 银行钱袋和安全的存放地方。

最好离开柜台、锁上门对账，数钱时最好两个人一起。

收银机对账步骤

1. 关闭收银机，打印 Z 报表

做完最后一单后停止使用这台收银机。打印或打开日结报表，检查现金销售、银行卡销售、退款、作废单以及存取现金。店里有几台收银机，就分别对账。

2. 数现金

按面额分别数纸币和硬币并记下来。纸币数两遍。忙的时候可用硬币秤或点币盘，仔细手数也可以。

3. 拿出备用金

备用金就是每天开门时放进钱箱的零钱，比如 £150 的小额纸币和硬币。数好单独放，留给明天用。每天的备用金保持同样金额，算账更方便。

4. 算出应有现金

钱箱应有现金 = 备用金 + 现金销售 − 现金退款 − 现金支出 + 存入现金。

大多数收银系统（EPOS）会自动算好；老式收银机就要根据 Z 报表手算。

5. 对比并记录差额

实点现金减去应有现金就是 差额（variance）。偶尔多几毛少几毛很正常；同一台收银机每周都少钱，就要查一查。

6. 核对银行卡总额

在刷卡机上打印日结或汇总报表。有的刷卡机每晚自动结算，有的需要手动结束当天。检查刷卡机的总额是否等于收银系统的银行卡销售额。不一致的话，看看是不是有刷卡单被记成了现金，或者刷了卡却没在收银系统下单。

网上订单是顾客提前付款的，要和现金、店内刷卡分开算。

7. 装袋并记录

把营业款（实点现金减去备用金）和 Z 报表、对账单一起装进银行钱袋，存银行前锁进保险柜。备用金另外装一袋。

计算示例

一家外卖店，一台收银机，备用金 £150，某晚情况如下：

银行卡部分对得上。现金少了 £3.20，很可能是某单找错了零钱。在对账单上写明原因，存入实际的 £627.30。不要自己掏钱补齐，这样会把问题掩盖掉。

简单对账单

不管是纸质还是电子的，每日对账单应记录：

• 日期、收银机编号、点钱人
• 开店备用金
• Z 报表上的现金、银行卡和网上销售
• 退款和作废单
• 存入和支出的现金及原因
• 实点现金（按面额）
• 应有现金和差额
• 刷卡机总额和银行卡差额
• 存银行金额和钱袋编号
• 签名（两人点钱就两人签）

HMRC 要求保留哪些记录

个体经营者（sole trader）和合伙人：gov.uk 把销售发票、收银小票卷和银行存款单列为应保留的凭证，记录须在该税年 1 月 31 日申报截止日后至少保留 5 年。有限公司（limited company）：记录须从相关财年结束起保留 6 年。

已注册增值税的商户：HMRC 的 VAT Notice 700/21 把"每日营业额记录，例如收银小票卷"列为业务记录，增值税记录一般须保留至少 6 年。如果使用增值税零售方案（retail scheme），必须以电子方式保存每日总营业额（daily gross takings）。该通知说明，收银小票卷和 Z 报表本身仍需保留，但不必是电子版。

每天对账并保存 Z 报表，基本就满足了这些要求。如果收银系统帮您保存报表并可下载，最好另存一份，以防以后换系统。热食和冷食外卖的增值税规则，请看我们的外卖食品增值税指南。具体适用规则请向您的会计师确认。

常见对账错误

• 把备用金算进营业额。 一定要先拿出来。
• 现金支出没记录。 买牛奶、给司机加油的钱都要有单据，否则看起来就是少钱。
• 几台收银机一起对账。 少了钱就不知道是哪台。
• 刷卡记成现金（或反过来）。现金少多少，银行卡就多多少。
• 太忙就不对账。 越忙越容易出错。
• 自己补钱让账对上。 会掩盖偷窃和错误。

有用的硬件

现代收银系统（EPOS）能自动算出应有现金，记录存取现金，并保存所有报表，对账更快。只能由收银系统打开的钱箱（cash drawer）也有帮助，员工没有销售或记录原因就打不开。本店钱箱约 £24 起（不含增值税），小票打印机约 £69 起（不含增值税）（2026 年 11 月价格）。

GofoodPOS 能做什么

GofoodPOS 收银系统（EPOS）可在安卓平板和 Windows 上使用。收银员用 PIN 登录，系统记录备用金、存取现金，交班时实点现金与应有金额核对。报表功能提供每台收银机的现金对账：备用金、现金和银行卡销售、存取现金，以及实点现金与应有金额的对比。打烊几分钟后还会收到当日总结邮件，任意日期范围的报表都可下载表格。

店内刷卡用您自己的刷卡机，收银系统记录付款，所以仍需在刷卡机上打日结报表并核对总额。网上订单 £0 佣金，货款直接进入您自己的 Stripe 账户，与店内现金分开显示。提供中英文安装和支持。套餐请看价格页面。

总结

• 每台收银机每晚单独对账。
• 应有现金 = 备用金 + 现金销售 − 退款 − 现金支出 + 存入现金。
• 先拿出备用金，再数剩下的钱，如实记录差额。
• 收银系统的银行卡总额要和刷卡机日结报表对上。
• 保留 Z 报表、收银小票卷和对账单：个体经营者在申报截止日后至少 5 年，有限公司和增值税记录 6 年。

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